經濟的持續低迷，許多企業集團意識到降低企業運營管理成本的重要性，紛紛規劃采購視頻會議系統，來降低占管理運營成本較大的會議和培訓費用支出。

    目前的視頻會議系統，按照產品的性質分，主要有軟件和硬件兩種。兩種產品都需要網絡的支撐，硬件視頻會議產品一般需要專線網絡，軟件視頻會議運行在因特網即可。軟件視頻會議安裝的載體是服務器和計算機，還需要攝像頭、麥克、音箱等外設；硬件視頻會議包括MCU和硬件視頻會議終端，都是專用的產品。

下表是軟硬兩種不同產品組成的視頻會議比較。

    視頻會議主要被應用于企業分散的分支機構、分公司之間的會議和培訓，通過網絡實現相互之間的業務協作和溝通。

     視頻會議這種虛擬方式的會議室，跟我們大家集中在一個現實的會議室里面一樣，主要也是通過音頻、視頻和數據來表現。不同性質的會議，側重點有所不同，一般來說行政管理型的會議，是以語音和視頻為主，而培訓、研討型的會議一般是以音頻和數據為主。

     不同性質的會議，參會人員的規模也不一樣，行政管理型的會議，一般是中高層領導參加的多一些，因而會議規模也相對小一些；業務培訓類的會議，一般是針對中下層管理人員、普通員工，因而會議規模要大一些。而有中高下層領導和員工都參與的會議基本沒有。

    企業集團一般規模大，內部機構設置多，部門之間的業務流程劃分也相對的細，往往是負責視頻會議選型的部門并非是最終的使用部門，例如：一般是信息部門負責產品的選型，培訓管理、營銷和服務部門是最終的使用者，而具體采購的部門可能是辦公室。因此企業如果要選擇采購一套符合實際需求的視頻會議，就需要幾個部門協商溝通，從產品技術、預算和使用功能方面，結合企業的業務需求整體衡量，才可以選擇采購到真正能滿足企業需要，提高企業溝通效率，為企業節約會議費用的視頻會議系統。