視頻會議是一種溝通的媒介，因此為了促成視頻會議的與會者獲得良好的理解和合作，所有的環節都必須合作協調一致。

開場

    準時性，并且堅決要求與會者都能做到。

    通過揮手或打招呼來表示視頻會議的召開。

    確保每一地點都有一位操控鏡頭的人員。

    讓所有的與會者自我介紹。

發言

    保持自然而直接的眼神交流。

    輪流發言，禁止打斷。

    用正常的音調說話，語速放慢并使用完整的句子。

    微微側向鏡頭一側并且避免肢體運動。

衣著

    柔和的淺色有助于鏡頭的對焦（如淺藍或淡彩色）

    藍黑或灰色的剪裁簡單的純色衣服，配上灰藍色的T桖或一件簡單的短衫。

    盡量避免醒目和復雜的圖案出現在你的衣服領帶和領結上，比如小方格或細條紋圖案。

    大號或松弛的衣物會讓你看上去很笨拙。

音頻

    當你咳嗽或進行單方面討論時將麥克風調至靜音。

    保持麥克風遠離文件以免發出不必要的聲響。

    請勿用吹氣的方法來測試麥克風，你只需以正常語調說話然后詢問你的聽眾能否聽到你。

圖像

    在做PPT演示時一般圖像會通過電腦傳送出去，或者也可通過一個單獨的攝像機來完成。

    雙向視頻技術保證了發言人話音和圖像顯示的同步傳送。

    視覺教具必須在不分散他人對于發言者發言的注意力的情況下為要點加上注解。

    盡量簡單并使用大號字體，每張幻燈片上不得有超過六行字。

    最好使用柔和的色彩或淡彩色，避免紅色。